旅行政策旨在促进罗伯特·伍德·约翰逊基金会(以下简称“基金会”)受资助者和服务提供者之间旅行活动的专业和道德标准，并确保在基金会支持下旅行的人得到一致和公平的待遇。制定这一政策是为了确保做出符合基金会指导原则和机构理念的良好旅行决定。
受让人和服务提供者应该运用他们最好的判断，做出与良好的管理和问责相一致的选择。如果您组织的旅行政策和实践与本政策的特定部分(即航空旅行)相冲突，那么受让人和服务提供者应根据审慎的判断、对基金会慈善资源的良好管理以及本政策的目标做出旅行决定。
政策目标是:(1)符合IRS关于费用报销的规定;(2)传达基金会管理商务旅行和娱乐的规则;(三)应当报销的费用;(4)提出应遵循的程序。
作为必须用于公众利益的私人资源的管理者，基金会希望其受让人和服务提供者在作出旅行决定和安排时审慎判断。要考虑到旅行的必要性或好处，开展所需业务所需的人数，以及提前计划以获得有利的价格，避免不必要的取消费用。
强烈鼓励受让人和服务提供商尽可能考虑使用音频、视频或网络会议服务作为前往会议的替代方案，并在制定任何旅行计划之前考虑降低旅行成本的最佳做法。
基金会允许旅行者保留在基金会支持的商务旅行中获得的常旅客计划积分。旅行计划，包括航空公司、酒店或租车选择，不应该如果有更便宜的选择，可以考虑经常旅行计划的积分。通过这些程序提供的升级会导致额外的费用由旅行者承担。与这些经常旅行项目相关的会员费是不能报销的。
个人里程或优惠券可以用来升级到高级舱，或者旅行者可以选择自己支付经济舱和高级舱之间的差价。基金会将不报销这些升级费用。
基金会将支付在旅行中发生的标准行李限额费用。对于大多数基金会支持的业务，一个托运包的费用是预期的。
如因基金会业务需要而更改行程安排，并应基金会之要求，机票更改费用将获退还。这些预先批准的机票变更应在费用报告文件中提供解释。
火车旅行可以是航空旅行的可行选择，尤其是短途旅行时。
美国铁路公司:这项服务必须在预订的二等舱买票。升级到商务舱和阿西乐将不报销。旅客可自行支付升级费用。
区域铁路:这种服务应该在商务旅客经常使用这种服务的城市之间使用。例如，在往返新泽西州火车站和纽约市时，应该使用NJ Transit。
如因基金会业务需要而更改行程安排，并应基金会之要求，机票更改费用将获退还。这些预先批准的机票变更应在费用报告文件中提供解释。
与基金会支持的商业活动有关的往返于商业场所、酒店、餐厅、机场和火车站的合理地面运输费用是可报销的。旅行者应该寻求使用最经济、合理、实用的地面交通方式。在可行的情况下，旅客应该考虑与其他旅客协调地面交通。
旅行者在选择住宿时应该优先考虑成本，但也要考虑离目的地的距离。在可能的情况下，旅客应:
旅行者应该避免因为价格和/或外观而显得不合适的酒店。因此，五星级酒店，或那些分类为“豪华”或“度假”酒店，不应使用，除非酒店也是会议地点。在任何目的地停留的时间应根据事先安排的商务会议议程来确定。参加会议、会议、年会或研讨会时，应入住会议议价优惠或价格较低的酒店。
在基金会支持的业务上，旅行者将根据实际支出报销合理的住宿费用。旅行者应遵循每晚不超过250美元的指导原则，加上酒店住宿的房间税/费用。对于某些可提供的房间可能超过每晚250美元的高成本地区(如波士顿、伦敦、洛杉矶、纽约、旧金山和华盛顿特区)将有合理的例外。在任何情况下，房价均不得超过每晚400美元，外加房税/费用。
旅行者必须获得详细的旅馆账单才有资格支付住宿费。明细的酒店账单应包括酒店的名称和地点，入住和退房日期，以及住宿、餐饮和停车等费用的单独金额。旅客有责任核对旅馆帐单的准确性。
公寓共享或租赁，包括通过Airbnb、VRBO或类似服务不支持/报销。
受奖人和服务提供者在前往位于新泽西州普林斯顿的基金会时，可以利用基金会协商的酒店价格。目前，基金会已经与普林斯顿威斯汀酒店(Westin Princeton)和福雷斯特尔酒店(Forrestal)的普林斯顿万豪酒店(Marriott Princeton)协商了价格，分别是(609)452-7900和(609)452-7800。请务必告知酒店，您希望使用基金会的协商价格。
用餐、打车等的小费预计在15 - 20%左右。客房服务的一般标准是5美元/天;行李搬运，每件2美元。
旅行者在基金会支持的业务上不报销互联网接入费、商务电话或数据套餐。
本基金会不支持以下费用:
当将个人旅行或其他商务旅行与基金会支持的商务旅行结合在一起时，旅行费用的报销将取决于旅行的主要目的，基于以下指导方针:
主要Foundation-supported业务:如果旅行主要是为基金会支持的业务，旅行者将报销差旅费用，包括往返商务目的地的费用，以及从事基金会支持的业务期间发生的任何与业务相关的费用。一般来说，当用于基金会支持的商务活动的天数超过用于个人或其他商务活动的天数时，旅行主要被认为是基金会支持的商务活动。
主要是个人或其他事务:如果旅行主要是出于个人或其他商业原因(如度假或为另一个客户提供服务)，旅行者将不会获得往返目的地的费用补偿(即使在旅行中完成了一些基金会支持的业务)，或因个人或其他商业活动而发生的任何费用。一般来说，当用于个人或其他商务活动的天数超过用于基金会支持的商务活动的天数时，旅行主要被视为个人或其他商务活动。
在不增加基金会费用的情况下，将个人或其他商务旅行与基金会支持的商务旅行相结合是可以接受的。旅行者必须清楚地证明旅行中的个人或其他商务部分不会增加基金会的费用。这可以通过从FCM或其他旅行社要求当日报价来实现，包括或不包括个人或其他商务旅行时间或项目。任何因个人或其他商务活动而增加的费用(例如，机票涨价、酒店房间变大、个人大量使用租车)必须计算并列为个人或其他商务费用，这些增加的费用将不予支持/报销。
如果一个旅行者在基金会资助的两次商务旅行之间停留了一个周末，并且1)停留在两个商务目的地之一;2)住宿费用更便宜或等于周末飞回家，那么周末住宿的费用是可以报销的。价差文件必须清楚和具体，并随费用报告一起提交。然而，如果旅行者选择在周末飞往其他地方的个人或其他商务原因，周末的费用将不会被报销。
如果旅行者选择将出差时间延长到周六晚上，而不是在出差结束后立即返回家中，那么餐饮、当地交通和住宿费用将不予报销，即使延长逗留时间可以为基金会节省机票费用。
前往国际地点，以及阿拉斯加、夏威夷和波多黎各，需要您的基金会联络点的批准和协调。基金会工作人员将根据需要与法律和金融部门联系，为国际旅行提供指导。国际旅行者应确保他们的护照是有效的，并获得了所需的签证。本基金会将不报销护照、签证或其他旅行证件的费用。
如果政府官员的旅行是由基金会直接报销、由服务提供商安排或由非公共慈善机构或政府实体的受让人安排，则需要事先得到您基金会联络点的批准和协调。基金会工作人员将根据需要联系法律和金融部门，为政府公务旅行提供指导。
这些基金会培训和资源材料以及第三方培训材料只提供给受资助者和潜在受资助者作为一般信息目的。它们不代表对任何特定事实的法律意见，也不代表任何承诺随时通知收件人任何相关法律发展。如有必要，请咨询适当的专业法律和财务顾问。罗伯特·伍德·约翰逊基金会不应对这些材料中的任何错误或遗漏可能产生的任何索赔或损失负责。